Een tijdje geleden kreeg ik ter ondersteuning van mijn werkzaamheden bij een grote organisatie een laptop inclusief tas. Deze tas was te groot voor de laptop alleen. De uitleg was dat het gebruikelijk is dat je ook papieren documenten e.d. kan meenemen. Wat was het effect? De tas zit altijd vol. Zit de tas vol met noodzakelijke spullen? Nee eigenlijk niet… Ruimte is een interessant begrip om eens wat verder uit te diepen. Hierbij nog een aantal voorbeelden:

Een gemiddelde voorraadkast in een woning biedt meestal heel wat ruimte. Meestal is de voorraadkast volledig gevuld. Dan vraag ik mezelf wel eens af of dit ook daadwerkelijk noodzakelijk is. We vullen de ruimte die we hebben… en alsnog klagen we dat we niet voldoende ruimte hebben…

Stel dat je over drie maanden een tentamen hebt. Geadviseerd wordt om nu alvast te beginnen met gemiddeld twee uur per week studeren. Gemiddeld genomen zal 80% pas een maand of zelfs pas een week voor het tentamen echt gaan studeren. Weer een voorbeeld hoe met ruimte omgegaan wordt.

Je wilt een nieuwe televisie kopen. Met jezelf heb je afgesproken dat je maximaal 1.000 EUR wilt uitgeven. Je gaat vergelijkingssites en winkels bezoeken en uiteindelijk wil je de tv die net wat hogeris dan je budget… De ruimte die je jezelf hebt gegeven is kleiner dan de ruimte die je neemt…

Ik betrap mijzelf erop dat wanneer ik op een weg rijd waar onderhoud gepleegd wordt en het verkeer over versmalde rijstroken moet rijden, ik die ene vrachtwagen toch ga inhalen… ik zie de ruimte dus ik neem de gok…

Helaas worden contracten soms verbroken. Tegenwoordig steeds meer door de economische paniek die is gezaaid. Sociale plannen worden opgesteld. De ene organisatie biedt drie maanden en anderen bieden zes of zelfs elf maanden ruimte om een andere baan te vinden. Natuurlijk klinkt elf maanden socialer dan drie maanden, maar we mogen onszelf wel eens afvragen of dit werkelijk socialer is… Stel dat we er eens van uitgaan dat iedereen een nieuwe passende baan vindt. Zal er dan werkelijk een betere baan worden gevonden als je elf maanden krijgt aangeboden? De meeste mensen gaan pas zoeken als de druk hoog is. Vaak belanden mensen die een langdurig sociaal plan aangeboden krijgen eerder in een depressie. Hoe meer ruimte je biedt hoe meer ruimte iemand neemt.

Hoe kunnen we dit gedrag van mensen effectief gebruiken voor Het nieuwe werken?

Fysiek
Wanneer een organisatie opnieuw nadenkt over de hoeveelheid kantoorruimte die nodig is om medewerkers te laten werken dan gaat men vaak uit van oude standaarden. Hoeveel medewerkers moeten kunnen werken in het kantoor en hoeveel vierkante meter biedt je iedere medewerker? Als we uit gaan van: ‘Hoe meer ruimte we geven hoe meer ruimte mensen nemen’. Dan zullen we op een nieuwe manier moeten beoordelen hoeveel ruimte mensen echt nodig hebben om hun werk juist uit te voeren. Traditioneel zou je de huidige gemiddelde ruimte per medewerker proberen terug te schroeven. Nieuw: zet de de teller eens op 0 en start de discussie waarom die omhoog zou moeten.

Mentaal
In de industriële maatschappij zijn organisaties groot geworden door ‘Command & Control’. Mensen krijgen weinig ruimte, worden gecontroleerd bij de ingang en uitgang van het kantoor en medewerkers worden vaak directief ‘gemanaged’. In de huidige informatiemaatschappij komen we steeds meer los van deze principes, omdat is bewezen dat de nieuwe soort medewerkers (kenniswerkers) ontevreden worden bij gebrek aan ruimte. Door deze medewerkers meer ruimte te bieden zullen ze daadwerkelijk meer ruimte nemen. Je kunt ruimte hierin zien als ‘verantwoordelijkheid’ of ‘vrijheid’ (vertrouwen). Door deze andere manier van leidinggeven (dus minder management) zal uiteindelijk de medewerkertevredenheid stijgen en zullen medewerkers meer focus en grip krijgen op persoonlijke en gezamenlijke optimalisatie van productiviteit.

Informatie & communicatie technologie
Wanneer binnen een organisatie veel documenten centraal worden opgeslagen dan wordt een overzichterlijker opslagstructuur bedacht. Qua beveiliging wordt meestal standaard alle toegang voor de gebruiker ontnomen. Wanneer je toestemming tot informatie nodig hebt dan dien je dit via je manager aan te vragen… Effect is: hoe minder ruimte je krijgt hoe minder ruimte je kunt nemen en ‘Hoe meer informatie wordt afgeschermd hoe meer men denkt te missen’. Hiernaast krijg je na verloop van tijd een niet te controleren omgeving. Draai dit probleem nu eens om en durf de beslissing te nemen dat iedereen overal toegang tot krijgt en vertrouw dat gebruikers hier juist mee om gaan. Waarom niet… Handel je liever vanuit angst of handel je liever vanuit kracht?

Een organisatie wil volledige controle over hoe en wat medewerkers intern en extern communiceren. We zijn in ons werkleven geconditioneerd om hier direct JA op te antwoorden. Mijn vraag is direct: “Waarom dan?”. Het effect is dat medewerkers meer ruimte zoeken wanneer ze meer nodig hebben. Voorbeeld: Als medewerkers voor e-mail 50 mb opslag krijgen dan zetten ze bijvoorbeeld Gmail in om meer ruimte te krijgen. Als medewerkers geen blog intern mogen opzetten over hun expertisegebied dan doen ze dat wel via bijvoorbeeld Blogspot. Als je desktops of laptops dusdanig op slot zet dat medewerkers geen software kunnen installeren dan zoeken ze een alternatief. Ze nemen hun eigen laptop mee (die meestal nog sneller en mooier eruit ziet). Als medewerkers behoefte hebben aan thuiswerken en de organisatie ondersteunt dit niet dan vertrekken ze…

Hoe bepaal je de benodigde ruimte?
Het antwoord is wat mij betreft simpel: ‘Vertrouwen’! Betrek medewerkers (zowel intern als extern) in de discussie over de benodigdheden om het juiste werk en het werk juist te doen. Niet iedereen heeft dezelfde hoeveelheid of soort ruimte nodig.

Het is een misverstand dat wanneer je alle medewerkers dezelfde fysieke en technische ondersteuning, arbeidsvoorwaarden en management aanbiedt dit de organisatie effectiever maakt. Natuurlijk is een ‘one size fits all’ gemakkelijker te managen, maar bereik je wel wat je wilt bereiken?

‘One size fits all’ vs ‘My best way’
Centraal staat de mens en feitelijk is ieder mens anders. Wat organisaties aan haar medewerkers dient aan te bieden is niet voor iedere medewerker anders en groepen met overeenkomstige behoeften zijn te herkennen. Door het verkennen van verschillende werkstijlen van medewerkers kan bepaald worden welke ondersteuning iedere werkstijl nodig heeft. Een werkstijl heeft feitelijk niets met de functie van een medewerker te maken maar met de stijl van werken. Ik vergelijk dit graag met kledingstijl. Medewerkers met dezelfde functie of rol kunnen een verschillende kledingstijl hebben.